Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y demás actividades de tratamiento de los datos personales recopilados a través de la plataforma digital del Autodiagnóstico ICL – Índice de Capital Laboral (ICL), una herramienta digital de diagnóstico organizacional que evalúa y mide el nivel de madurez de las prácticas de gestión humana y sostenibilidad laboral, desarrollada y operada por el CENTRO INTERNACIONAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Y SOSTENIBILIDAD – CENTRO RS.

El responsable del tratamiento de los datos personales es el CENTRO INTERNACIONAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Y SOSTENIBILIDAD – CENTRO RS, identificado con NIT 900.436.160-7, con domicilio en Bogotá D.C., Colombia.

La presente Política se adopta en cumplimiento de la legislación colombiana vigente en materia de protección de datos personales, en particular la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que la modifiquen, complementen o sustituyan.

2. Alcance

Esta Política de Privacidad se aplica a todas las personas naturales mayores de edad y a las organizaciones que utilicen el Autodiagnóstico ICL, independientemente de su nacionalidad, lugar de residencia o ubicación geográfica.

Las disposiciones aquí contenidas serán aplicables a todos los usuarios que registren información o utilicen los servicios ofrecidos a través de la plataforma.

Para efectos de esta Política, titular es la persona natural a quien se refieren los datos personales, y usuario es quien accede a la plataforma o diligencia el Autodiagnóstico ICL.

3. Información que se recopila

Para la prestación del servicio, el CENTRO RS podrá recopilar y tratar la siguiente información:

• Datos de identificación: los nombres, los apellidos, el correo electrónico, el teléfono y el país del titular, así como el nombre de la organización y su cargo en ella, capturados al iniciar el autodiagnóstico.
• Datos de contexto organizacional: el segmento de tamaño de la organización y el país de la organización, junto con el perfil organizacional que el titular diligencia antes de enviar el cuestionario: el sector económico y otros datos sobre la gestión humana de la organización, como el número de profesionales del área, los presupuestos que le destina, la rotación o la accidentalidad. Estos datos describen a la organización, y se usan para contextualizar el diagnóstico.
• Respuestas del cuestionario: las selecciones que el titular realiza sobre las prácticas de gestión humana de su organización.
• Datos de facturación: razón social, identificación tributaria, correo, dirección, ciudad, país y teléfono. Se recolectan solo si el titular adquiere el Autodiagnóstico ICL.
• Datos técnicos mínimos: la dirección IP y el agente de usuario (el navegador y el sistema operativo desde los que se conecta), usados para proteger el inicio de sesión y los formularios públicos frente a abuso. En el formulario de inscripción, la dirección IP se usa además para proponer el país del teléfono, que el titular puede cambiar, y no se almacena con este fin.

El CENTRO RS no recolecta datos sensibles (Ley 1581, art. 5), ni información financiera distinta de la necesaria para facturar. Los datos de la tarjeta o medio de pago son capturados exclusivamente por la pasarela de pagos y nunca pasan por este sistema.

El usuario deberá abstenerse de incluir en las respuestas del Autodiagnóstico ICL datos personales sensibles o información personal de terceros que no sea necesaria para la realización del diagnóstico. En caso de que el usuario incorpore voluntariamente este tipo de información, el CENTRO RS podrá tratarla únicamente en la medida estrictamente necesaria para prestar el servicio y de conformidad con la legislación aplicable.

4. Finalidades del tratamiento

El responsable usa los datos anteriores para:

• Generar el enlace personal de acceso y enviarlo al correo indicado.
• Aplicar el autodiagnóstico, calcular el índice de madurez y producir el informe correspondiente.
• Procesar el pago del Autodiagnóstico ICL cuando el titular lo adquiera, a través de la pasarela autorizada.
• Emitir la factura del servicio contratado y cumplir las obligaciones tributarias y contables.
• Generar estadísticas agregadas y anonimizadas para mejorar el instrumento y producir referenciales por sector o tamaño. Estos agregados no identifican a ningún titular individualmente.
• Enviar correos transaccionales estrictamente relacionados con el servicio (confirmación de pago, recuperación de acceso, cambios en esta Política).
• Enviar información comercial, promocional o institucional del CENTRO RS, únicamente cuando el titular haya otorgado de manera previa, expresa, informada y opcional una autorización específica para recibir este tipo de comunicaciones. Esta autorización no será condición para adquirir o utilizar el Autodiagnóstico ICL y podrá revocarse en cualquier momento.
• La información derivada del Autodiagnóstico ICL podrá utilizarse para investigaciones, estudios, análisis estadísticos y generación de información sectorial, regional o de otras categorías, siempre que se presente de forma agregada, anonimizada o desidentificada, de manera que no permita identificar directa o indirectamente a una persona natural ni revelar los resultados particulares de una organización.

5. Uso de inteligencia artificial

Las respuestas suministradas por los usuarios podrán procesarse mediante herramientas de inteligencia artificial con el único propósito de generar el informe correspondiente al Autodiagnóstico ICL.

Estas herramientas no adoptan decisiones jurídicas, laborales, administrativas o contractuales sobre los usuarios y no producen efectos legales automáticos.

Los resultados generados constituyen herramientas de orientación y análisis basadas en la información suministrada por el usuario.

6. Proveedores, encargados y transferencia internacional de datos

Para operar el servicio, los datos pueden ser procesados por los siguientes operadores, cada uno sujeto a sus propias condiciones de tratamiento y a acuerdos de confidencialidad:

• Proveedor de pasarela de pagos: procesa el pago del Autodiagnóstico ICL. Recibe los datos de facturación y el monto, pero no las respuestas del cuestionario.
• GOOD S.A.S., identificada con NIT 901.093.994-2: recauda el pago y emite la factura electrónica, conforme a los Términos y Condiciones. Recibe los datos de facturación y el monto, pero no las respuestas del cuestionario.
• Proveedor de envío de correo transaccional: entrega los correos con el enlace de acceso y las notificaciones de pago.
• Proveedor de análisis por inteligencia artificial: procesa las respuestas del cuestionario para generar los textos del informe. Los datos se envían bajo contrato de tratamiento y no se usan para entrenar modelos.
• Proveedor de seguridad y red: verifica que quien diligencia los formularios públicos es una persona y no un programa automatizado, e identifica el país aproximado desde el que se conecta el titular para proponerlo en el formulario de inscripción. Recibe la dirección IP y datos técnicos del navegador, pero no las respuestas del cuestionario ni los datos de contacto.
• Proveedor de infraestructura de alojamiento: almacena la base de datos y sirve la aplicación. Está sujeto a las medidas de seguridad descritas en la sección 11.

Algunos de los proveedores tecnológicos utilizados para la prestación del servicio pueden encontrarse ubicados fuera de Colombia. En consecuencia, los datos personales podrán transmitirse o transferirse internacionalmente cuando ello resulte necesario para la prestación del servicio o para las demás finalidades informadas en esta Política, de conformidad con la legislación colombiana aplicable.

Cuando sea legalmente necesario, el CENTRO RS obtendrá las autorizaciones correspondientes y adoptará las medidas contractuales, de seguridad y protección de la información exigidas por la legislación aplicable para dichas operaciones.

7. Conservación de la información

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para:

• Prestar el servicio contratado.
• Atender solicitudes de los usuarios.
• Cumplir obligaciones legales, tributarias, contractuales y administrativas.
• Proteger los derechos e intereses legítimos del CENTRO RS.
• Mantener la trazabilidad de los resultados y permitir el acceso histórico a los informes generados.

Los datos podrán conservarse por períodos superiores a cinco (5) años cuando exista una finalidad legítima que lo justifique o mientras subsista una obligación legal, contractual o una necesidad relacionada con el ejercicio o defensa de derechos. Una vez cumplidas las finalidades y los plazos de conservación aplicables, los datos se eliminarán, anonimizarán o suprimirán, según corresponda.

8. Derechos de los titulares

Los titulares de los datos personales podrán:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Solicitar información sobre el tratamiento de sus datos.
• Solicitar la corrección o actualización de información inexacta.
• Solicitar la supresión de sus datos cuando sea legalmente procedente.
• Revocar la autorización otorgada cuando sea legalmente procedente.
• Presentar consultas o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia o ante la autoridad competente en materia de protección de datos personales de la jurisdicción que resulte aplicable.

9. Ejercicio de derechos

Las consultas y reclamos relacionados con la protección de datos personales, así como cualquier otra solicitud o petición, podrán dirigirse a:

Correo electrónico: privacidad@centrors.org

La solicitud deberá incluir, como mínimo:

• Nombre del titular.
• Correo electrónico registrado.
• Descripción clara de la solicitud.
• Información o documentación que permita verificar la identidad del titular o identificar el tratamiento al que se refiere, cuando sea necesaria.

Para los titulares a quienes resulte aplicable la legislación colombiana, las consultas se atenderán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción, prorrogables, por una sola vez, hasta por cinco (5) días hábiles adicionales; los reclamos se atenderán dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, prorrogables, por una sola vez, hasta por ocho (8) días hábiles adicionales, de acuerdo con los términos establecidos en la legislación aplicable.

Para los titulares ubicados en otras jurisdicciones, el CENTRO RS atenderá las solicitudes de conformidad con los derechos y plazos establecidos por la legislación de protección de datos personales que resulte aplicable en cada caso.

10. Menores de edad

El Autodiagnóstico ICL está dirigido exclusivamente a personas mayores de edad. El CENTRO RS no recopila intencionalmente información de menores de dieciocho (18) años.

En caso de identificar información de menores obtenida sin autorización válida, esta podrá eliminarse de manera inmediata.

11. Seguridad de la información

El CENTRO RS implementa medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables para proteger la información frente a:

• Accesos no autorizados.
• Pérdida de información.
• Alteración indebida.
• Uso fraudulento.
• Divulgación no autorizada.

Estas medidas incluyen mecanismos de autenticación, control de accesos, conexiones seguras y prácticas de seguridad acordes con la naturaleza del servicio.

12. Cookies

La plataforma podrá utilizar cookies técnicas y de sesión necesarias para:

• El funcionamiento del sitio web.
• La autenticación de usuarios.
• La seguridad de la plataforma.
• La gestión de sesiones.

Estas cookies no se utilizan para vender información personal ni para publicidad comportamental.

13. Idioma oficial

La presente Política de Privacidad está redactada en español. En caso de que se publiquen traducciones para facilitar su consulta por usuarios ubicados en otros países, prevalecerá la versión en español para todos los efectos legales.

14. Modificaciones

El CENTRO RS podrá actualizar esta Política de Privacidad cuando sea necesario por cambios legales, regulatorios, tecnológicos, operativos o comerciales.

La versión vigente estará disponible permanentemente en el sitio web del Autodiagnóstico ICL, indicando su fecha de entrada en vigencia.

15. Autorización

Al registrarse o adquirir el Autodiagnóstico ICL, el titular deberá otorgar previamente su autorización expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales mediante los mecanismos dispuestos en la plataforma. El CENTRO RS conservará prueba de dicha autorización, que incluirá, cuando corresponda, la fecha y hora de aceptación, la identificación del titular, el correo electrónico utilizado y la versión de la Política aceptada.

16. Contacto

Cualquier pregunta o comentario, así como las solicitudes para ejercer los derechos establecidos en esta Política, podrán dirigirse a:

La presente Política de Privacidad entra en vigor a partir de su fecha de publicación y permanecerá vigente hasta que sea modificada o sustituida por una nueva versión.